L’arrivée d’un nouveau collaborateur est une étape importante, aussi bien pour lui que pour l’entreprise. Les premiers jours donnent souvent le ton de toute la relation professionnelle : un accueil bien préparé facilite l’intégration, rassure la nouvelle recrue et lui permet de devenir plus rapidement autonome.
À l’inverse, un ordinateur qui n’est pas prêt, des accès manquants, un planning inexistant ou une équipe qui n’a pas été informée peuvent rapidement donner une mauvaise première impression.
Pour éviter les oublis, chez Mondoffice on vous a préparé une liste complète « onboarding »
N’hésitez pas à imprimer cette liste pour vous accompagner encore mieux dans votre préparation.
L’onboarding c’est tout simplement l’ensemble des étapes et des éléments qui permettent d’accueillir un nouveau collaborateur dans votre équipe.
Un onboarding réussi commence bien avant le premier jour du collaborateur. Cette période doit permettre de régler tous les aspects administratifs, informatiques et organisationnels.
Avant l’arrivée, pensez à vérifier que :
le contrat de travail est prêt
le dossier administratif du collaborateur est complet ou quasi
la date et l’heure d’arrivée sont confirmées
le manager connaît la date d’arrivée
l’équipe a été informée
le planning d’intégration est préparé
un référent a été désigné
le rendez-vous avec les RH est planifié
les éventuelles démarches obligatoires, comme la visite médicale, sont programmées.
Le nouveau collaborateur doit pouvoir travailler dans de bonnes conditions dès son arrivée.
Vérifiez notamment que :
son bureau ou son poste de travail est identifié
son ordinateur est commandé et prêt
l’écran, le clavier, la souris et les autres accessoires sont disponibles
son téléphone professionnel est configuré si nécessaire
son badge d’accès est créé
un casque ou les équipements nécessaires aux visioconférences sont disponibles
les fournitures de bureau indispensables sont prêtes (cahier, stylo, post-it)
Les problèmes de connexion font partie des petits détails qui peuvent fortement perturber une première journée.
Avant l’arrivée du collaborateur, assurez-vous que :
son adresse e-mail est créée
son compte Microsoft ou Office 365 est actif
son accès à Teams est configuré
les dossiers et espaces partagés nécessaires sont accessibles
son VPN est configuré si besoin
les accès aux logiciels métier sont créés
les droits correspondent bien à son poste
sa signature e-mail est préparée
L’équipe doit également savoir qui arrive et dans quel rôle.
Vous pouvez prévoir :
un message de bienvenue
une présentation du nouveau collaborateur auprès de l’équipe
un organigramme ou une liste des principaux interlocuteurs
un livret d’accueil ou les principaux documents d’intégration
Le premier jour est particulièrement important. L’objectif ici est simple : permettre au collaborateur de se sentir attendu, accompagné et rapidement à l’aise dans son nouvel environnement.
Dès son arrivée :
accueillir personnellement le collaborateur
lui présenter son manager (si ce n’est pas lui qui l’accueille)
le présenter à son référent
le faire rencontrer les membres de son équipe
organiser une visite des locaux
lui montrer les espaces communs, les salles de réunion et les lieux de restauration
lui expliquer les principales règles d’accès et de sécurité
Une fois les présentations faites, prenez le temps de vérifier que son poste fonctionne correctement :
remettez-lui son badge
remettez-lui son matériel informatique
vérifiez la connexion à son poste
testez l’accès à sa messagerie
vérifiez Teams et les outils collaboratifs
testez les applications métier
corrigez rapidement les éventuels problèmes d’accès
Le premier jour est également l’occasion de donner une vision d’ensemble de l’organisation.
Prévoyez de présenter :
l’entreprise et son activité
son organisation
ses valeurs et sa culture
les principales équipes et leurs missions
les produits, services et typologies de clients
le règlement interne
Il est essentiel que le collaborateur comprenne rapidement ce que l’on attend de lui.
Passez en revue :
sa fiche de poste
ses missions principales
ses responsabilités
ses objectifs pour les premières semaines
les principaux indicateurs de performance liés à son poste
ses interlocuteurs clés
les rituels de l’équipe : réunions, points hebdomadaires, reporting, etc
L’intégration ne repose pas uniquement sur les procédures et les outils. Les moments informels sont également importants pour créer du lien.
Vous pouvez par exemple :
organiser un café ou un petit-déjeuner d’accueil
prévoir un déjeuner avec l’équipe
favoriser les échanges informels avec les autres collaborateurs
L’intégration d’un nouveau collaborateur est un travail collectif.
Enfin, le nouveau collaborateur est lui aussi acteur de son intégration : il suit les formations, rencontre ses interlocuteurs, pose ses questions et partage son ressenti tout au long du parcours.
Un bon onboarding repose souvent sur une succession de petites actions qui, prises séparément, paraissent évidentes. Mais entre la préparation du matériel, les accès informatiques, les rendez-vous RH, les formations et les présentations, il est facile d’oublier une étape.
C’est pour cette raison que Mondoffice vous propose cette checklist qui permet de structurer l’intégration de votre nouveau collaborateur depuis les jours précédant son arrivée jusqu’au bilan de ses trois premiers mois.
N’hésitez pas à imprimer cette liste Mondoffice et à la conserver dans votre dossier d’intégration. Vous pourrez cocher chaque étape au fur et à mesure et vous assurer que rien n’a été oublié.
Vous pouvez également en remettre une copie au manager ou au référent chargé de l’intégration.
Une simple checklist peut ainsi devenir un véritable outil de pilotage pour mieux organiser chaque nouvelle arrivée et offrir aux collaborateurs les meilleures conditions possibles pour démarrer leur nouvelle aventure professionnelle.
