Quels destructeurs de documents assurent la conformité RGPD ?
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03 juin 2026
Guides d’achat
Le RGPD impose une destruction sécurisée des documents contenant des données personnelles, sans exiger de destructeur particulier. La norme DIN 66399 sert de référence technique pour évaluer le niveau de confidentialité des machines. Elle se base sur une classification fondée sur la taille des particules produites. Le niveau P-4 est recommandé pour de nombreux documents professionnels confidentiels, tandis que le P-5 renforce la protection des informations sensibles. Ces niveaux ne représentent toutefois aucune obligation légale de destruction conforme au RGPD.
Ce que le RGPD exige réellement en matière de destruction de documents
L’article 32 du RGPD impose aux entreprises de protéger les données personnelles contre les accès non autorisés et les divulgations accidentelles. La destruction des documents papier doit empêcher la récupération des informations confidentielles. L’article 5 encadre également leur durée de conservation.
La norme DIN 66399 : niveaux de sécurité et taille de particules
| Niveau DIN | Taille des particules | Types de documents concernés |
|---|---|---|
| P-1 | Bandes de 12 mm de largeur | Catalogues, brochures |
| P-2 | Bandes de 6 mm de largeur | Notes internes |
| P-3 | Particules de 320 mm² | Courriers contenant des coordonnées personnelles |
| P-4 | Particules de 160 mm² | Contrats de travail, bulletins de paie |
| P-5 | Particules de 30 mm² | Dossiers médicaux, documents très confidentiels |
| P-6 | Particules de 10 mm² | Documents hautement confidentiels |
| P-7 | Particules de 5 mm² | Documents exigeant une protection maximale des données |
Quel niveau choisir selon les documents traités ?
Le choix du niveau DIN repose sur la sensibilité des informations à détruire. Pour les courriers professionnels sans données confidentielles, les niveaux P-2 ou P-3 suffisent généralement. Les dossiers RH, les contrats de travail et les bulletins de paie justifient un destructeur P-4. Ce niveau représente également un repère pour les documents bancaires nominatifs. Le niveau P-5 est adapté aux dossiers médicaux et aux informations particulièrement sensibles car il répond à des exigences de sécurité élevées.
Coupe droite, croisée ou micro-coupe : ce que cela change pour la conformité
La coupe droite transforme les documents en longues bandes de papier, plus faciles à reconstituer. La coupe croisée fragmente les feuilles dans deux directions ce qui renforce la protection des données. La micro-coupe produit des particules encore plus fines, destinées à la destruction des informations particulièrement sensibles.
Chez Mondoffice, la gamme de destructeurs de documents et accessoires comprend des appareils à coupe croisée de niveau P-4 ou de niveau P-5 avec des fragments de 2 × 15 mm. Le niveau DIN demeure le principal repère technique à retenir. Aucun type de coupe ne garantit à lui seul la conformité au RGPD.
Les bonnes pratiques autour de la machine
Détruisez rapidement les documents confidentiels dès la fin du délai légal de conservation. Avant leur destruction, stockez-les dans un placard fermé ou une salle sécurisée, réservée aux seules personnes autorisées. Les équipements de classement et archivage vous aident à organiser leur conservation avant élimination.
Pour renforcer la sécurité, certains modèles dans le catalogue Mondoffice disposent d’un bac de chargement verrouillable par code PIN. S’il est positionné près des bureaux, optez pour un destructeur de documents silencieux. Mondoffice propose plusieurs gammes de destructeurs pour un usage quotidien en PME.
Pour des questions de traçabilité, un journal interne doit consigner les dates, les catégories de documents et les responsables des opérations. Ce suivi se distingue du registre des activités de traitement prévu par le RGPD. Concernant la machine, prévoyez l’entretien du destructeur de documents pour maintenir de bonnes performances de coupe.
Prestataire externe ou destruction interne ?
La destruction en interne conserve les documents confidentiels dans l’entreprise jusqu’à leur élimination. Pour traiter des volumes importants, Mondoffice propose des destructeurs de documents fiables et économiques à coupe croisée DIN P-4. Leur capacité de chargement automatique varie de 45 à 300 feuilles parmi les références du catalogue 2026.
La destruction externalisée consiste à confier les documents confidentiels à une entreprise spécialisée. Le choix du prestataire repose sur ses engagements en matière de sécurité et de confidentialité. Lorsqu’il intervient comme sous-traitant au sens du RGPD, un contrat précise ses obligations.
FAQ
Quel niveau DIN pour des données personnelles ?
Le niveau DIN P-4 est le repère technique pour la destruction des documents contenant des données personnelles. Ce type de coupe réduit les feuilles en particules de 160 mm² maximum.
La coupe droite suffit-elle ?
Un modèle à coupe droite convient aux supports de travail internes sans informations confidentielles, présentant un faible risque en cas de divulgation.
Faut-il tracer les destructions ?
Le RGPD n’impose pas de consigner chaque document détruit dans un registre spécifique. Pour une destruction externalisée, une attestation du prestataire documente la réalisation de l’opération, lorsqu’elle est prévue.
